Het belangrijkste
- U kunt op elk moment van boekhouder veranderen, met inachtneming van de opzegtermijn in uw opdrachtbrief.
- De professional die uw dossier overneemt, neemt contact op met zijn voorganger voordat hij begint: dat is een deontologische regel, geen loutere formaliteit.
- Leg een duidelijke overnamedatum vast en beslis wie elke nakende deadline op zich neemt.
- Vraag een volledig dossier op: boekhouding, aangiften, onlinetoegang en briefwisseling met de administratie.
De beslissing om van boekhouder te veranderen volgt vaak op een periode van ontevredenheid: trage antwoorden, te weinig advies, onduidelijke erelonen. Niets verplicht u om te wachten tot de afsluiting van het boekjaar. Wel moet u de overgang zo organiseren dat geen enkele aangifte zonder verantwoordelijke blijft. Dit zijn de stappen, in volgorde.
Uw huidige opdrachtbrief herlezen
De relatie met een accountant of belastingadviseur steunt op een opdrachtbrief. Herlees die voordat u uw beslissing meedeelt: hij bepaalt doorgaans de duur van de opdracht, de opzegtermijn, de manier om er een einde aan te maken en de erelonen voor lopende werkzaamheden.
Meld het einde van de opdracht schriftelijk, met de datum waarop u het wilt laten ingaan. Een aangetekende zending of een e-mail met ontvangstbevestiging laat een nuttig spoor na. Vermeld ook de naam van de professional die het dossier overneemt, om de contacten te vergemakkelijken.
Erelonen en lopende werkzaamheden
De beroepsregels tussen confraters
Erkende accountants en belastingadviseurs zijn lid van het Instituut voor Belastingadviseurs en Accountants (ITAA). Hun deontologische regels omkaderen de opvolging van een professional door een andere.
In de praktijk neemt de professional die uw dossier overneemt contact op met zijn voorganger, in principe schriftelijk, voordat hij de opdracht aanvaardt of begint. Zo kan hij nagaan of er geen beroepsmatige reden is die de overname in de weg staat, en de overdracht van de documenten regelen. Het gaat niet om toestemming van de voorganger: u blijft vrij om uw boekhouder te kiezen.
De nieuwe boekhouder moet u ook identificeren in het kader van de antiwitwaswetgeving: identiteit van de bestuurders, uiteindelijke begunstigden, activiteit van de vennootschap. Houd die documenten klaar; zonder die gegevens kan de opdracht niet starten. Uw huidige boekhouder bezorgt op zijn beurt de documenten die aan uw vennootschap toebehoren. Zijn interne werkdocumenten maken niet noodzakelijk deel uit van de overdracht.
Nakende deadlines opsporen
Het grootste risico van een wissel tijdens het jaar is een vergeten deadline. Maak vóór de overnamedatum een lijst van de verplichtingen van de volgende weken en duid voor elk ervan aan wie ze opvolgt:
- periodieke btw-aangiften, maandelijks of driemaandelijks volgens uw regeling, en de bijbehorende opgaven (jaarlijkse klantenlisting, intracommunautaire opgave);
- loonadministratie en bedrijfsvoorheffing: als een sociaal secretariaat uw lonen beheert, ga na of het de nieuwe contactpersoon kent;
- jaarrekening: ze wordt goedgekeurd door de algemene vergadering en daarna neergelegd bij de Nationale Bank, in principe uiterlijk zeven maanden na de afsluiting;
- aangifte in de vennootschapsbelasting of in de personenbelasting, waarvan de data elk jaar door de administratie worden bekendgemaakt;
- voorafbetalingen, als u die doet, om een belastingvermeerdering te vermijden.
Het eenvoudigste moment om te veranderen blijft het einde van een btw-periode, of net na de afsluiting van het boekjaar. Dat is geen verplichting: een wissel midden in een kwartaal kan, als de rollen duidelijk zijn.
Onze diensten
Uw boekhouding toevertrouwen
Ontdek hoe het kantoor uw boekhouding voert, van de overname van het dossier tot de jaarrekening.
De overdracht van het dossier organiseren
De overdracht betreft de stukken, de gegevens en de toegang. Onlinetoegang wordt vaak vergeten: het mandaat van uw vorige boekhouder bij de fiscale administratie moet worden ingetrokken en dat van de nieuwe geregistreerd, zodat hij aangiften kan indienen en uw dossier kan raadplegen.
| Element | Bij wie | Waarom |
|---|---|---|
| Brief tot beëindiging van de opdracht en overnamedatum | U | De verantwoordelijkheden vastleggen |
| Boekhouding van het lopende boekjaar (grootboek, balansen, dagboeken) | Vorige boekhouder | De boekingen zonder onderbreking voortzetten |
| Jaarrekeningen en belastingaangiften van vorige boekjaren | Vorige boekhouder | Over openingssaldi en historiek beschikken |
| Btw-aangiften, opgaven en btw-rekening-courant | Vorige boekhouder | De volgende aangifte voorbereiden |
| Afschrijvingstabel | Vorige boekhouder | De afschrijvingen correct voortzetten |
| Briefwisseling en lopende controles met de administratie | Vorige boekhouder en u | Tijdig antwoorden |
| Mandaten en toegang tot onlineplatformen | U en nieuwe boekhouder | Aangiften indienen namens de vennootschap |
| Loongegevens en contact van het sociaal secretariaat | U | De continuïteit van de lonen verzekeren |
| Aandelenregister en notulen van de algemene vergadering | U (zetel van de vennootschap) | De goedkeuring van de jaarrekening voorbereiden |
Indicatieve lijst, aan te passen aan uw vennootschap.
Na de overname: de eerste weken
Zodra het dossier is ontvangen, controleert de nieuwe boekhouder de openingssaldi, de btw-rekeningen en de rekeningen-courant bij de administratie. Eventuele verschillen zijn makkelijker te verklaren zolang de vorige boekhouder bereikbaar is.
Maak van dit moment ook gebruik om uw organisatie te herzien: aanlevering van stukken, facturatiesoftware, overlegkalender. De gestructureerde elektronische facturatie tussen Belgische ondernemingen, verplicht sinds 2026, verandert nu al de manier waarop facturen circuleren; een goede gelegenheid om de balans op te maken.
Teruggebeld worden
U overweegt van boekhouder te veranderen
Laat uw nummer achter: we bellen u terug om de planning van de overname te bekijken.
Dit artikel beschrijft algemene regels die gelden op de datum van de laatste update. De vermelde tarieven en bedragen zijn basiswaarden, na te gaan voor uw situatie. Het vervangt geen persoonlijk advies.
